31.03.2014

Чем поможет эта статья: Разобраться с новыми правилами спецоценки условий труда, понять, когда она нужна, когда — нет, и почему ее результаты так важны для бухгалтерии.

От чего убережет: От административных штрафов, пересчета дополнительных взносов и претензий налоговиков к расходам на охрану труда.

С 2014 года независимо от штатной численности и налогового режима все компании должны проводить специальную оценку условий труда (Федеральный закон от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). Она заменила аттестацию рабочих мест. Спецоценку, как и аттестацию, надо проводить раз в пять лет. От результатов спецоценки зависят теперь дополнительные взносы в ПФР, а также расчет налога на прибыль и взносов на травматизм. Разобраться в новых требованиях и в оформлении отчета по спецоценке — главного документа для расчета дополнительных взносов — поможет эта статья.

Как результаты спецоценки влияют на работу бухгалтерии

От спецоценки зависит тариф дополнительных взносов в ПФР. По итогам спецоценки могут быть установлены разные классы условий труда. Если класс допустимый или оптимальный, дополнительные взносы можно вообще не платить. А если условия признаны опасными, то тариф будет самым высоким — 8 процентов.

Результаты спецоценки влияют на размер скидки и надбавки по взносам на травматизм.  ФСС их устанавливает в зависимости от безопасности условий труда. Ее показатели должны быть в отчете о спецоценке.

Спецоценка подтверждает расходы на охрану труда в налоговом учете. Чтобы списать затраты на средства индивидуальной защиты, медосмотры и компенсации для работников, занятых во вредных условиях, понадобится комплект подтверждающих документов. В него обязательно входит отчет по спецоценке.

За непроведение специальной оценки возможен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, штраф от 1000 до 5000 руб. грозит и сотруднику организации, ответственному за охрану труда.

Спецоценку проводить не обязательно, если есть действующие результаты аттестации

Спецоценку в отношении аттестованных рабочих мест можно не проводить в течение пяти лет со дня завершения последней аттестации. Ее результаты можно использовать в 2014 году при определении тарифа дополнительных взносов.
Исключением являются случаи, когда работодатель должен провести внеплановую оценку. Например, изменились технологический процесс или производственное оборудование, которые могут повлиять на вредные факторы. Либо появились новые рабочие места. Полный перечень случаев, когда нужна внеплановая оценка, приведен в статье 17 Закона № 426-ФЗ. Кроме того, работодатель вправе по собственной инициативе начать спецоценку до того, как истечет срок действия результатов аттестации.

Спецоценка обязательна по всем рабочим местам, кроме удаленных

Спецоценка обязательна по всем рабочим местам, за исключением тех, что оборудованы у надомников и дистанционных сотрудников (ст. 3 Закона № 426-ФЗ).
Что касается офисных рабочих мест, то специальную оценку по ним надо проводить в любом случае. Раньше аттестовывать такие места было обязательно, только если работа с компьютером на них превышала 50 процентов времени.
Значит, если у вас есть офисные рабочие места, которые до 2014 года не подлежали аттестации, по ним обязательно сейчас провести спецоценку.

По одинаковым рабочим местам можно провести выборочную спецоценку

Если в компании много одинаковых рабочих мест, специальную оценку условий труда проводят в отношении 20 процентов от их общего количества. Минимум — два рабочих места. Результаты такой выборочной спецоценки применяют ко всем аналогичным рабочим местам.

Спецоценку вправе проводить только специализированные организации

Для проведения спецоценки Закон № 426-ФЗ обязывает всех нанимать стороннюю специализированную организацию. В ее штате должно быть минимум пять экспертов, имеющих сертификат эксперта на право выполнения работ по специальной оценке. В том числе не менее одного эксперта, имеющего высшее образование по одной из специальностей: врач по общей гигиене, врач по гигиене труда, врач по санитарно-гигиеническим лабораторным исследованиям.
Проводить специальную оценку могут предприятия, которые были аккредитованы в качестве организаций, оказывающих услуги по аттестации рабочих мест по условиям труда. Посмотреть список можно на сайте Минздрава России. Результаты спецоценки, проведенной неуполномоченной организацией, будут недействительными и спровоцируют споры с проверяющими.
В настоящее время цены на спецоценку еще не известны. Дело в том, что Минтруд России должен принять ряд приказов, регулирующих эту деятельность. Скорее всего цены будут примерно такие же, как за аттестацию, — от 2000 руб. за одно рабочее место.

Как будет проходить спецоценка условий труда

В отчете должны быть перечислены классы и подклассы условий труда

Важно проверить, чтобы в отчете по каждому оцененному месту были указаны класс и подкласс условий труда. Ведь именно от них зависит дополнительный тариф по взносам.
Всех сотрудников компании надо ознакомить с отчетом по спецоценке. Каждый должен поставить свою подпись на отчете о проведении оценки. Более того, предусмотрен и срок ознакомления — не позднее чем 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. В указанный срок не включают время, когда человек был на больничном, а также дни отпуска или командировки. Такой порядок предусмотрен в статье 15 Закона № 426-ФЗ.