23.04.2014

Компаниям следует направлять на обязательные медосмотры всех офисных работников, которые трудятся за компьютером как минимум половину рабочего времени. К такому выводу впервые пришел Минтруд России в письме от 21.03.14 № 15-2/ООГ-242.

Медосмотры становятся обязательными для сотрудников в двух случаях.
Во-первых, если работа или профессия включена в специальный перечень. Например, для крановщиков, лифтеров, токарей и т.д. (приложение 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.11 № 302н).
Во-вторых, если на рабочих местах есть вредные или опасные факторы – шум, физические нагрузки и др. (приложение 1 к приказу № 302н). Среди факторов названо также излучение от компьютера при работе на нем не менее 50 процентов времени (п. 3.2.2.4 приложения 1 к приказу № 302н). При таких воздействиях надо проходить осмотры раз в два года у невролога и офтальмолога. В комментируемом письме Минтруд это подтвердил. Заметим, что аналогичное требование названо и в другой норме (п. 13.1 Санитарно-эпидемиологических правил и нормативов, утв. постановлением Главного санитарного врача РФ от 03.06.03 № 118).
Как мы выяснили в Роструде, на проверках трудинспекторы будут по умолчанию считать, что осмотр должны проходить все работники, которые сидят за компьютерами. И если компания это требование не выполнила, не исключен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Но есть способ избежать медосмотров всех офисных рабочих мест, оборудованных компьютером. Для этого во внутренних документах компании (например, приказе, должностной инструкции и др.) и трудовом договоре надо зафиксировать обязанность сотрудников использовать компьютер менее половины рабочего времени в течение дня. При этом стоит записать, что остальное время сотрудник проводит совещания, работает с бумагами и т. д.

Как заполнить расчет 4 ФСС
Количество работников, которые обязаны проходить медосмотры и прошли их, компании отражают в таблице 10 4 ФСС. За первый квартал 2014 года эту отчетность компании уже сдали, и многие не включили в нее офисных работников. Опрошенные нами специалисты ФСС разделились во мнениях, надо ли исправлять отчетность.
Большинство требует исправить таблицу 10. Другие филиалы предложили сообщить им новые данные, чтобы фонд сам внес исправления в свою базу. Заметим, что исправлять сведения в таблице 10 компания не обязана. Эта информация не влияет на размер взносов по расчету. Но безопаснее это сделать, поскольку данные об осмотрах влияют на скидки и надбавки по взносам на травматизм.

Как учесть затраты
Затраты на обязательные медосмотры можно списать как на общей, так и на упрощенной системе (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо Минфина России от 24.02.14 № 03-11-11/7618). При этом для учета расходов надо записать в трудовом договоре условие о работе на компьютерах более 50 процентов времени. В Минфине нам это подтвердили.
Иногда инспекторы спорят с тем, что компания списывает расходы на осмотр офисных сотрудников. Но защититься получается в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.11.11 № А56-2823/2011). Стоимость медицинских осмотров можно также зачесть в уплату взносов на травматизм. Такие правила записаны в приказе Минтруда России от 10.12.12. № 580н.